Los formularios 1099 y los pagos a subcontratistas son uno de los temas más confusos y potencialmente costosos en la contabilidad para contratistas. Manejarlos incorrectamente puede resultar en penalidades del IRS, problemas con el EDD de California, y complicaciones con tus subcontratistas. En Bookkeeping Champs, manejamos estos procesos para docenas de contratistas en Los Ángeles y el Valle de San Fernando y te explicamos cómo hacerlo correctamente.
¿Qué Es el Formulario 1099-NEC y Cuándo Se Requiere?
El formulario 1099-NEC (Non-Employee Compensation) es el documento que debes enviar tanto al IRS como a cada contratista independiente a quien hayas pagado $600 o más en el año por servicios prestados a tu negocio. “NEC” significa compensación no laboral, y aplica a subcontratistas, consultores, y cualquier proveedor de servicios que no sea tu empleado.
Como contratista general o contratista de especialidad que usa subcontratistas, probablemente necesitas enviar múltiples 1099-NEC cada año. Si pagas $5,000 a un plomero subcontratista, $8,000 a un electricista, y $3,000 a un pintor, cada uno debe recibir su propio 1099-NEC.
Cómo Recopilar la Información para los 1099
El formulario W-9 es el documento que le solicitas a cada subcontratista para obtener la información que necesitas para el 1099: nombre completo o razón social, dirección, tipo de entidad (individual, LLC, corporación) y número de identificación fiscal (EIN o número de seguro social). La regla de oro es: nunca pagues a un subcontratista sin tener primero su W-9 firmado.
Muchos contratistas cometen el error de pagar primero y luego intentar conseguir el W-9 al final del año. Esto crea problemas cuando el subcontratista ya no responde o no puede ser localizado. Si no tienes el número de identificación fiscal del subcontratista, el IRS puede requerir que retengas el 24% del pago como “retención de respaldo.”
Pagos que NO Requieren un 1099
No todos los pagos a proveedores requieren un 1099. Los pagos a corporaciones C y S generalmente no requieren 1099 (aunque hay excepciones para pagos de abogados y médicos). Los pagos con tarjeta de crédito o PayPal no requieren 1099 del pagador (la compañía de tarjetas/PayPal envía un 1099-K si aplica). Los pagos por bienes y productos no requieren 1099 (los 1099 son para servicios). Y los empleados que reciben salario en nómina reciben W-2, no 1099.
Fechas Límite de los Formularios 1099
Los formularios 1099-NEC tienen dos fechas límite importantes. El 31 de enero es la fecha límite para enviar los 1099 a los destinatarios (los subcontratistas) Y para presentarlos ante el IRS. En años anteriores, la fecha para presentar al IRS era diferente, pero ahora es la misma: 31 de enero.
Las penalidades por presentar tarde los 1099 pueden ser de $50 a $280 por formulario dependiendo del retraso, con penalidades máximas de $1.1 millón para pequeñas empresas. Si hay intento intencional de no presentar, las penalidades aumentan significativamente.
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Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa si pagué a un subcontratista en efectivo y no tengo su W-9?
Tienes un problema, pero no es irresoluble. Contacta al subcontratista inmediatamente para obtener el W-9. Si no puedes conseguirlo, el IRS puede aplicar la retención de respaldo del 24% retroactivamente. También podrías perder la deducción por ese pago si no puedes documentar que fue un gasto legítimo del negocio. En el futuro, implementa la política de no pagar a nadie sin W-9 previo.
¿Debo enviar 1099 a empresas de suministros o ferretería?
No. Los formularios 1099 son para servicios, no para mercancía o productos. Si compras materiales de construcción en Home Depot o en un distribuidor local, no necesitas enviarles un 1099. Los 1099 son para personas o negocios que te prestaron servicios.
¿Quieres que alguien maneje el proceso completo de 1099 para tus subcontratistas? Bookkeeping Champs puede recopilar los W-9, rastrear los pagos durante el año y generar y enviar todos los formularios 1099 antes de la fecha límite. Llámanos al (818) 679-4451.
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